Politique de confidentialité

Groupe Vectanor inc. (Vectanor Group inc.)

Version : 2026-08-25 · En vigueur le : 1^er septembre 2026

1. Qui nous sommes et ce que couvre la présente politique

Groupe Vectanor inc. (« Vectanor », « nous ») est une société constituée au Québec dont le siège est situé au 1015, avenue Wilfrid-Pelletier, bureau 410, Québec (Québec) G1W 0C4, Canada.

Vectanor est l'unique entité juridique du groupe. Dimonoff, Amotus, Spatium, Vigilia, Fundamentum et SCMS sont des divisions, marques, produits ou plateformes de Vectanor et ne constituent pas des entités juridiques distinctes. La présente politique s'applique donc à l'ensemble de ces marques, y compris lorsqu'elle est référencée depuis leurs sites respectifs.

La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi nous les recueillons, comment nous les utilisons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et quels droits vous pouvez exercer. Elle vise :

• les personnes qui visitent nos sites Web et communiquent avec nous ;
• les personnes qui utilisent nos services infonuagiques (Fundamentum, Spatium, SCMS) au nom d'une organisation cliente ;
• les personnes qui postulent à un emploi chez nous ou qui représentent un fournisseur ou un partenaire.

Elle est intégrée par renvoi à nos conditions d'utilisation, qui régissent l'accès à nos services.

Un « renseignement personnel » est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (la « Loi 25 »), Vectanor a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Elle veille au respect de la loi et traite les demandes d'accès, de rectification et de retrait de consentement.

David Létourneau
Responsable de la protection des renseignements personnels
Groupe Vectanor inc.
1015, avenue Wilfrid-Pelletier, bureau 410, Québec (Québec) G1W 0C4
privacy@vectanor.com

3. Cadre juridique applicable

Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi 25 et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques fédérale (la « LPRPDE »). Lorsque nous traitons des renseignements de personnes situées à l'extérieur du Canada, nous appliquons en outre les exigences locales applicables.

4. Ce que nous recueillons et pourquoi

4.1 Lorsque vous visitez nos sites Web

4.2 Lorsque vous communiquez avec nous

Nous ne vous demandons que les renseignements nécessaires à ces fins. Les champs facultatifs de nos formulaires sont identifiés comme tels.

4.3 Lorsque vous utilisez nos services infonuagiques

Nos services Fundamentum, Spatium et SCMS sont vendus à des organisations, non à des particuliers. Deux situations doivent être distinguées.

Les renseignements dont nous sommes responsables. Les identifiants de compte des utilisateurs autorisés (nom, adresse courriel professionnelle, rôle, organisation, journaux de connexion) sont nécessaires pour ouvrir et sécuriser l'accès aux services. Nous en sommes responsables.

Les données que nous traitons pour le compte d'un client. Les données que l'organisation cliente téléverse ou génère dans nos services (les « données du Client » au sens des conditions d'utilisation) demeurent la propriété de cette organisation. Lorsque ces données contiennent des renseignements personnels, Vectanor agit à titre de mandataire : nous les traitons uniquement selon les instructions du client et pour lui fournir le service. C'est l'organisation cliente qui détermine ce qu'elle y verse et qui répond, envers les personnes concernées, des finalités de cette collecte. Si vous êtes une personne dont les renseignements se trouvent dans les systèmes d'un de nos clients, adressez votre demande d'abord à cette organisation ; nous l'assisterons dans sa réponse.

4.4 Lorsque vous postulez à un emploi

Nous recueillons les renseignements que vous nous transmettez (curriculum vitæ, lettre, parcours, références) aux seules fins d'évaluer votre candidature. Nous conservons les candidatures non retenues pendant vingt-quatre (24) mois afin de pouvoir vous recontacter pour un poste ultérieur, sauf si vous nous demandez de les supprimer plus tôt.

4.5 Ce que nous ne faisons pas

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous ne les louons pas, ne les échangeons pas et ne les communiquons pas à des tiers à des fins de marketing de ces tiers. Nous n'autorisons pas le suivi comportemental par des tiers sur nos sites. Nous n'utilisons pas les données de nos clients pour entraîner, affiner ou améliorer nos modèles d'intelligence artificielle sans leur consentement écrit exprès et préalable, conformément à l'article 8.2 de nos conditions d'utilisation.

5. Métadonnées et données dépersonnalisées

Nous produisons et utilisons des données techniques agrégées, anonymisées ou dépersonnalisées issues de l'exploitation de nos services — journaux système, mesures de performance, taux d'erreur, statistiques d'utilisation — afin d'exploiter, d'entretenir et d'améliorer nos services et d'en développer de nouvelles fonctionnalités.

Ces données sont agrégées ou dépersonnalisées de manière à ne pas permettre, à elles seules, d'identifier une organisation ou une personne, et nous ne tentons pas de les réidentifier. Lorsque nous procédons à une anonymisation, nous le faisons selon les critères réglementaires applicables au Québec.

6. Témoins (cookies) et technologies de suivi

Nos sites utilisent des témoins et technologies similaires. Nous les classons en trois catégories.

Strictement nécessaires. Ils permettent au site de fonctionner : session, sécurité, répartition de charge, mémorisation de votre choix en matière de témoins. Ils ne peuvent pas être désactivés sans rendre le site inutilisable.

Mesure d'audience. Ils nous indiquent quelles pages sont consultées et comment les visiteurs circulent sur le site. Nous utilisons Google Analytics à cette fin.

Fonctionnels et marketing. Ils permettent de mesurer l'efficacité de nos communications et d'adapter le contenu affiché.

Conformément à la Loi 25, les fonctions d'identification, de localisation ou de profilage qui ne sont pas strictement nécessaires sont désactivées par défaut et ne sont activées qu'avec votre consentement. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps au moyen du panneau de gestion des témoins, ou en configurant votre navigateur pour refuser ou supprimer les témoins. Le refus des témoins non essentiels n'empêche pas la consultation de nos sites.

7. Avec qui nous partageons des renseignements

Nous communiquons des renseignements personnels uniquement dans les cas suivants.

Fournisseurs de services. Nous faisons appel à des prestataires qui agissent pour notre compte et selon nos instructions : hébergement infonuagique, sécurité applicative et protection contre les attaques, mesure d'audience, envoi de courriels, outils de gestion de la relation client et de soutien. Ils sont liés par contrat à des obligations de confidentialité et ne peuvent utiliser les renseignements à leurs propres fins.

Au sein du groupe. Les divisions de Vectanor ne sont pas des entités juridiques distinctes ; les échanges internes de renseignements se font au sein d'une même personne morale, sur la base du strict nécessaire.

Obligations légales. Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, en réponse à une ordonnance d'un tribunal ou d'une autorité compétente, ou pour établir, exercer ou défendre un droit en justice.

Opérations d'entreprise. En cas de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs, les renseignements peuvent être transférés à la partie acquéreuse, sous réserve des protections prévues par la loi et d'un avis aux personnes concernées lorsqu'il est requis.

7.1 Communication à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs traitent ou hébergent des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada et aux États-Unis. Avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous réalisons l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par la Loi 25, afin de vérifier que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, et nous encadrons la communication par une entente écrite.

Pour Fundamentum, nos clients peuvent choisir la région d'hébergement de leurs données, ce qui permet de répondre à des exigences de souveraineté numérique.

8. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour la durée qu'impose la loi.

À l'échéance, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés. Les copies présentes dans nos sauvegardes sont supprimées dans le cours normal du cycle de sauvegarde et demeurent protégées contre tout traitement actif jusqu'à leur suppression.

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées à la sensibilité des renseignements : chiffrement des communications, contrôle des accès selon le principe du moindre privilège, authentification renforcée pour les accès administratifs, journalisation, sauvegardes, surveillance des vulnérabilités et gestion des correctifs, sensibilisation du personnel et encadrement contractuel de nos fournisseurs.

Nos pratiques de sécurité applicables à nos services infonuagiques font l'objet d'un rapport d'audit SOC 2 Type 2, qui atteste que ces contrôles sont non seulement définis mais appliqués de façon constante sur une période d'observation.

Aucune mesure ne peut garantir une sécurité absolue. Il vous appartient de protéger vos identifiants et de sécuriser les appareils et les réseaux que vous utilisez pour accéder à nos services.

10. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité, comme l'exige la Loi 25. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous en avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, et nous prenons les mesures raisonnables pour réduire le risque et éviter que l'incident se reproduise. Lorsque l'incident touche les données d'une organisation cliente, nous l'en informons sans délai afin qu'elle puisse assumer ses propres obligations.

11. Décisions automatisées et intelligence artificielle

Certains de nos services peuvent comporter des fonctionnalités d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique, décrites à l'article 8 de nos conditions d'utilisation.

Lorsqu'une décision produisant un effet juridique ou un effet significatif à l'égard d'une personne est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, nous en informons la personne concernée au moment de la décision ou avant. Sur demande, nous lui communiquons les renseignements personnels utilisés, les principaux facteurs ayant mené à la décision et les moyens de faire corriger ces renseignements. La personne peut présenter ses observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser la décision.

12. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et savoir comment ils sont utilisés et communiqués.

Faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou faire supprimer un renseignement dont la collecte n'était pas autorisée.

Retirer votre consentement en tout temps pour un traitement qui repose sur celui-ci, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Demander la cessation de la diffusion d'un renseignement, ou la désindexation d'un hyperlien y donnant accès, lorsque la diffusion cause un préjudice sérieux à votre réputation ou à votre vie privée.

Recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou demander qu'ils soient communiqués à un tiers, lorsque la portabilité s'applique.

Être informé des renseignements recueillis, des fins poursuivies, des moyens de collecte, des tiers concernés et de la possibilité que les renseignements soient communiqués à l'extérieur du Québec.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à privacy@vectanor.com ou à l'adresse postale de l'article 2. Nous répondons dans les trente (30) jours de la réception de votre demande. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de donner suite ; les renseignements recueillis à cette seule fin sont détruits une fois la vérification faite.

13. Plaintes

Si vous estimez que nous n'avons pas traité vos renseignements personnels conformément à la loi, écrivez d'abord à notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous accusons réception de votre plainte et vous informons du résultat de notre examen.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec ou, selon votre situation, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

14. Enfants

Nos sites et nos services s'adressent à des organisations et à des professionnels. Ils ne sont pas destinés aux personnes de moins de 14 ans et nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements personnels. Si vous croyez qu'un tel renseignement nous a été transmis, écrivez-nous et nous le supprimerons.

15. Liens et services de tiers

Nos sites et nos services peuvent renvoyer à des sites ou services exploités par des tiers. Nous ne contrôlons pas leurs pratiques et n'en sommes pas responsables. La présente politique ne s'applique pas à ces sites ; nous vous invitons à consulter la leur.

16. Modifications de la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique pour tenir compte de l'évolution de nos activités, de nos technologies ou du droit applicable. La version en vigueur est toujours publiée à l'adresse canonique indiquée en tête du document, avec sa date de version. En cas de modification importante touchant les utilisateurs de nos services, nous donnons un préavis d'au moins trente (30) jours par courriel ou par notification dans l'application.

17. Nous joindre

Groupe Vectanor inc. / Vectanor Group inc.
1015, avenue Wilfrid-Pelletier, bureau 410
Québec (Québec) G1W 0C4
Canada

Vie privée et exercice de vos droits : privacy@vectanor.com
Incidents de sécurité : security@vectanor.com
Demandes générales : info@vectanor.com
Téléphone : +1 418-682-3636

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